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3. 付款申請與審批 (Payment Request)

杜絕“一支筆”隨意簽字。系統(tǒng)將審批流程標(biāo)準(zhǔn)化。

多級審批：根據(jù)金額大小設(shè)定審批流。

• < 1萬：財務(wù)經(jīng)理批。
• 1萬 – 10萬：財務(wù)總監(jiān)批。
• 10萬：總經(jīng)理批。

資金排程：財務(wù)可以根據(jù)公司資金狀況，安排付款的優(yōu)先級。比如“這周先付海運費，下周付拖車費”。

三、 關(guān)鍵功能點設(shè)計

1. 供應(yīng)商對賬平臺 (Vendor Portal)

像“應(yīng)收”一樣，我們也可以給供應(yīng)商開放一個門戶。

1. 供應(yīng)商在線上傳賬單。
2. 系統(tǒng)自動反饋匹配結(jié)果：“第1、2、4條對上了，第3條金額不對，請核實”。
3. 供應(yīng)商在線看付款進度：“已審批，預(yù)計下周三付款”。

省時省力：減少了供應(yīng)商不停打電話催款的騷擾。

2. 預(yù)付款管理 (Prepayment)

有些強勢船公司要求“見款放單”。系統(tǒng)需要支持預(yù)付款流程：

• 先申請付款，生成“預(yù)付賬款”。
• 后續(xù)收到正式發(fā)票和賬單時，系統(tǒng)支持從“預(yù)付池”里核銷。

四、 業(yè)務(wù)場景實戰(zhàn) (Real-world Scenario)

場景：一張“多出來”的賬單

供應(yīng)商“順豐車隊”發(fā)來了10月份的月結(jié)對賬單，Excel表格里有100條拖車記錄，總金額 150，000 元。

1）一鍵導(dǎo)入：財務(wù)人員將Excel導(dǎo)入系統(tǒng)。

2）自動“找茬”：系統(tǒng)在 3 秒鐘內(nèi)完成了比對。

98條記錄完全匹配（金額、單號一致），狀態(tài)自動變?yōu)椤耙褜~”。

• 異常A：有一票單子，供應(yīng)商賬單是 1500元，系統(tǒng)里是 1200元。系統(tǒng)自動標(biāo)記“金額不符”。
• 異常B：有一票單子，供應(yīng)商賬單有，系統(tǒng)里完全查不到。系統(tǒng)標(biāo)記“無此單據(jù)”。

3）協(xié)同解決：

• 針對異常A，業(yè)務(wù)員收到通知，發(fā)現(xiàn)是夜間作業(yè)加收了300元加班費，忘記錄入。業(yè)務(wù)員補錄費用，重新審批。
• 針對異常B，經(jīng)查實，是車隊把別家公司的單子錯開到了我們頭上。財務(wù)直接在系統(tǒng)里“駁回”該筆費用。

4）最終付款：剔除錯誤款項后，系統(tǒng)生成一張 148，500 元的付款申請單。

價值：如果沒有自動匹配，財務(wù)可能直接按 15萬 付款了，公司白白損失 1500元。系統(tǒng)讓每一分錢的流出都經(jīng)得起拷問。

五、 總結(jié)

應(yīng)付管理的設(shè)計哲學(xué)是“被動防守”。

通過系統(tǒng)規(guī)則，防住錯誤，防住舞弊。

• 賬單不匹配，系統(tǒng)不讓過。
• 發(fā)票不合規(guī)，系統(tǒng)不讓付。
• 審批不完整，出納付不了款。

當(dāng)錢真正付出去的那一刻，我們來到了財務(wù)流程的最后一公里——《資金與結(jié)算：如何實時掌握企業(yè)的現(xiàn)金流？》。